Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại VN

Thứ hai, ngày 7 tháng 5 năm 2018. Hướng dẫn thủ tục

A. Tại Hà Nội

----Share từ Sookmyung Admission--------------

Trong bản thông tin hướng dẫn tuyển sinh của các trường Đại học tại Hàn Quốc luôn có một phần yêu cầu xác nhận Apostille hoặc Xác nhận lãnh sự đối với bằng tốt nghiệp và bảng điểm. Việt Nam không thuộc các nước cấp chứng nhận Apostille nên Bằng tốt nghiệp, bảng điểm cần phải được Xác nhận lãnh sự trước khi gửi cho trường. Đây là một bước rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học, tuy nhiên có nhiều bạn chưa rõ về thủ tục này.
Để giúp các bạn hiểu qua một chút về thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu ở Việt Nam, mình có tìm hiểu và tóm tắt lại một số thông tin như sau. Hy vọng sẽ giúp ích phần nào cho các bạn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học~

1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự hay Chứng nhận lãnh sự, tiếng anh là Legalization và tiếng Hàn là 영사확인, là thủ tục xác nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam có đủ giá trị pháp lý để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu hợp pháp hóa phải là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam, do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp, hoặc Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm:
+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
+ Chứng nhận y tế;
+ Phiếu lý lịch tư pháp;
+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

2. Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ gồm 2 bước, trong mỗi bước có các quá trình chuẩn bị giấy tờ như sau:

I/ Bước 1 : Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao của Việt Nam
Mục đích : Xác nhận giấy tờ, tài liệu hợp pháp do đúng cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp.

Địa điểm :
Hà Nội : Cục lãnh sự - Bộ Ngoại giao
Địa chỉ : 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
TPHCM : Sở Ngoại Vụ Thành Phố HCM – Bộ Ngoại giao
Địa chỉ : 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Tờ khai chứng nhận Hợp pháp hóa lãnh sự.
Trước khi đem hồ sơ lên nộp tại Cục lãnh sự, cần khai tờ khai trên Website của Lãnh sự Việt Nam và in tờ khai ra, kẹp cùng hồ sơ.
Link tờ khai : http://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/…/Legalized-Guide.as…
2. Bản gốc giấy tờ hợp pháp hóa
3. Bản dịch công chứng của giấy tờ hợp pháp hóa. (Số bản dịch công chứng cần xin xác nhận hợp pháp hóa không bị giới hạn nên nên chuẩn bị nhiều hơn 1 bản dịch công chứng nếu có ý định nộp hồ sơ cho nhiều trường)

Khi đi nộp hồ sơ cần
1. Đem theo giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ chiếu)
2. Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự khai trong tờ khai Hợp pháp hóa
3. Lệ phí : 30,000 VND/bản dịch công chứng (Lệ phí không tính theo số bản gốc mà tính theo số bản dịch công chứng cần hợp pháp hóa. VD hợp pháp hóa 1 Bằng đại học, bạn nộp 2 bản dịch công chứng bằng đại học đó thì lệ phí sẽ là 30,000x2=60,000 VND)
4. Tại cơ quan nộp hồ sơ, sẽ có 1 chiếc máy để lấy số xếp hàng nộp hồ sơ. Bạn đưa đầu tờ khai có mã vạch vào máy để xếp hàng. Khi đến lượt, màn hình sẽ hiện ra số hiệu mã vạch tờ khai của bạn.
Thời gian nộp và trả kết quả : Giờ hành chính cách ngày trong tuần và sáng thứ 7 trừ Chủ nhật và ngày lễ
Thời gian xác nhận : thời gian xác nhận hồ sơ của cơ quan Việt Nam thường là 1 ngày làm việc trừ thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ.

II/ Bước 2 : Xác nhận lãnh sự tại Lãnh sự quán Hàn Quốc
Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã có tem xác nhận lãnh sự của cơ quan Việt Nam, giấy tờ, tài liệu cần phải được xác nhận một lần nữa tại Lãnh sự quán Hàn Quốc.

Mục đích : Xác nhận tem trên giấy tờ, tài liệu do đúng cơ quan ngoại giao Việt Nam xác nhận.

** Đối với Học bạ, bằng tốt nghiệp và bảng điểm, Lãnh sự quán Hàn Quốc sẽ gửi công văn đến trường học để nhà trường xác nhận lại một lần nữa giấy tờ đó đúng là do nhà trường cấp.

Địa điểm : 
Hà Nội : Phòng Lãnh sự quán Hàn Quốc
Địa chỉ : Tầng 7, tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng
TPHCM : Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc tại TPHCM
Địa chỉ : 107 Nguyễn Du, Quận 1

Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Bản dịch công chứng đã có xác nhận lãnh sự của Cục lãnh sự Việt Nam
2. Bản photo của bản dịch công chứng có xác nhận
3. Bản gốc giấy tờ
4. Bản photo giấy tờ tùy thân (CMT hoặc Hộ chiếu) – Đem theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ

Lệ phí : 4$/bản (Nên chuẩn bị trước tiền USD)

Thời gian nhận hồ sơ : Buổi sáng từ 9h đến 12h các ngày trong tuần từ thứ 2~6. Trước khi đến nộp hồ sơ phải lên đặt lịch hẹn trước. Thời gian đặt lịch hẹn là 4h chiều các ngày trong tuần. Khi đặt lịch hẹn thì học sinh trực tiếp mang theo chứng minh thư (trong trường hợp đặt lịch hẹn hộ thì người có tên trong cùng sổ hộ khẩu mang theo chứng minh thư của chủ hồ sơ và người đi hẹn thay cùng với sổ hộ khẩu gia đình)

Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày. Trường hợp xin xác nhận Bằng cấp/ Học bạ có thể mất từ 3~6 tuần (Hồ Sơ xử lý nhanh hay chậm phụ thuộc vào việc trả lời công văn của nhà trường liên quan đến bằng cấp. Do đó học sinh nộp hồ sơ cần liên hệ với nhà trường của mình)

Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2~6. Buổi chiều 2h-4h. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/ Học bạ: từ 3h-4h chiều.

*** Hiện nay số lượng hồ sơ cần xác nhận của lãnh sự quán Hàn Quốc tại Hà Nội là rất lớn, các bạn học sinh sinh viên phải xếp hàng đăng ký nộp hồ sơ trước 2~3 tháng mới có thể nộp được hồ sơ nên các bạn cần chú ý đi đăng ký nộp hồ sơ sớm, tránh việc để đến gần thời gian nhận hồ sơ của các trường mới bắt đầu làm đi xác nhận lãnh sự giấy tờ. Hiện tại đã là giữa tháng 4, các bạn nên chủ động đi đăng ký nộp hồ sơ từ bây giờ trên Lãnh sự quán để có đủ giấy tờ chuẩn bị cho kỳ tuyển sinh mùa Xuân năm 2019 tới!

B. Tại Sài Gòn ( Cảm ơn chia sẻ từ bạn Dai Tran)

Đối với các bạn hợp pháp hóa bảng điểm và bằng tạm thời thì nên lưu ý 1 số điểm sau để hợp pháp hóa được nhanh hơn (1 ngày nhận kết quả):
- Làm 1 tờ hướng dẫn cách tra điểm của mình trên website của trường. vd: vào địa chỉ nào để tra? Tài khoản, mật khẩu ntn?
- Chụp màn hình điểm trên website của mình rồi in ra (Đằng nào lên Lãnh sự người ta cũng yêu cầu làm)
- In hình trao bằng tốt nghiệp..
Vì bên lãnh sự người ta sẽ thẩm tra lại nên nếu mình chuẩn bị càng kỹ, càng chi tiết thì quá trình sẽ nhanh hơn.
P/s: Hợp pháp hóa bảng điểm thì không cần xếp hàng nhé, bên ngoài lãnh sự quán buổi sáng sẽ có rất đông người xếp hàng chờ làm VISA, các bạn cứ đi đưa hộ chiếu và nói vào hph rồi lên tầng bấm số làm luôn.

Chúc mọi người một tuần mới học tập và làm việc hiệu quả!~